Was lange währt, wird endlich gut… nun ist es soweit: Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 02.07.2023 in Kraft getreten.

Worum geht es?

Ziel der Richtlinie ist ein umfassender Schutz von Hinweisgebern im beruflichen Umfeld.  Es geht um den Schutz von Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Fehlverhalten von Unternehmen erhalten. Fehlverhalten in diesem Sinne sind alle Verstöße gegen straf- oder bußgeldbewehrte Vorschriften. Das Hinweisgeberschutzsystem bezweckt die Umsetzung eines einheitlichen Schutzsystems zur Sicherheit von hinweisgebenden Personen, wobei hier insbesondere ein umfassender Schutz der Identität einer hinweisgebenden Person angestrebt wird. Im Wesentlichen sollen Repressalien vermieden werden, d.h. konkret Benachteiligungen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit.

Im Fokus dieses Schutzsystems liegen die Einrichtung und Ausgestaltung entsprechender Meldekanäle, über welche potenzielle Hinweisgeber Verstöße mitteilen können.

Persönlicher Anwendungsbereich

Der persönliche Anwendungsbereich in § 1 Abs. 1 HinSchG ist weit gefasst und stellt als »hinweisgebende Personen« alle natürlichen Personen unter Schutz, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehene Meldestellen melden oder offenlegen. Erforderlich ist lediglich, dass ein Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit besteht.

Sachlicher Anwendungsbereich

Der sachliche Anwendungsbereich umfasst die von der Richtlinie benannten Fälle, die in § 2 Abs. 1 HinSchG katalogartig ausgeführt sind. Zusätzlich werden folgende Kategorien von Verstößen aufgenommen:

-Strafbewehrte Verstöße

-Bußgeldbeehrte Verstöße, soweit die Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib und Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten bzw. ihrer Vertretungsorgane dient.

-Äußerungen von Beamten, die einen Verstoß gegen ihre Pflicht zur Verfassungstreue darstellen

Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen

Nach § 12 HinSchG haben „Beschäftigungsgeber“ dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitenden müssen die internen Meldestelle bereits mit Inkrafttreten einrichten, d. h. sie muss bereits vorhanden sein! Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden haben für die Einrichtung noch Zeit bis zum 17.12.2023.

Anforderungen an die Einrichtung der Meldekanäle

Unternehmen ab einer Anzahl von 50 Beschäftigten müssen bei der Einrichtung von Meldekanälen die Vorgaben von § 16 HinSchG beachten. Essenziell bei Gestaltung der internen Meldestelle ist der einfache und vertrauliche Zugang. Je unkomplizierter die Meldung erfolgen kann und je höher das Vertrauen in das Verfahren, desto eher werden die Wege nach Vorstellung des Gesetzgebers auch tatsächlich genutzt werden.

Die Meldung muss sowohl auf schriftlichem, als auch auf mündlichem Weg ermöglicht werden. Auf Ersuchen des Hinweisgebers ist außerdem eine persönliche Zusammenkunft einzurichten.

Anonyme Hinweise sollen nunmehr nicht nur bearbeitet werden, wie der Regierungsentwurf vorsah, sondern mit Einführung des neuen Gesetzes werden die internen und externen Meldestellen verpflichtet, entsprechende Meldekanäle bereitzustellen, die eine anonyme Meldung und Kommunikation ermöglichen. Die zusätzliche Verpflichtung beruht auf der Annahme, Anonymität biete den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende und aufgrund der hierdurch geringeren Hemmschwelle würden mehr Meldungen tatsächlich abgegeben.

Der internen Meldestelle obliegen die Aufgaben der Bestätigung des Eingangs der Meldung, die Prüfung, ob der Verstoß stichhaltig ist und tatsächlich in den Anwendungsbereich fällt, die Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen gemäß § 18 HinSchG sowie eine Rückmeldung über den Ausgang des Verfahrens an den Hinweisgebenden nach spätestens 3 Monaten. Darüber hinaus sind Informationen bereitzustellen, dass eine entsprechende Meldestelle existiert und wie sich das Nutzungsverfahren gestaltet. Schließlich müssen die internen Meldestellen auch auf die Möglichkeit der Nutzung externer Meldekanäle aufmerksam machen.

Wahlrecht

Hinweisgebende Personen haben die Wahl, ob sie sich an eine interne Meldestelle des Unternehmens oder eine externe Meldestelle der Behörden wenden. Allerdings sollen Sie der BAG-Rechtsprechung zufolge den innerbetrieblichen Weg bevorzugen, insbesondere wenn intern gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien zu befürchten haben.

Unternehmen sind angehalten, Anreize zu setzen, um den Vorzug der internen Meldekanäle zu fördern. Konkrete Vorgaben zur Umsetzung bzw. Ausgestaltung liegen allerdings nicht vor.

Externe Personen

Unternehmen steht es frei, die internen Meldekanäle auch Personen zugänglich zu machen, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, jedoch auf Grund ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Beziehung stehen (z.B. Lieferanten, Vertragspartner).

Ausführende Personen

Unternehmen können frei entscheiden, wen sie mit der Ausübung der Tätigkeit im Rahmen der internen Meldestelle betrauen. Sie müssen die entsprechenden Personen mit den notwendigen Befugnissen ausstatten. Es sollten weitergehende Kenntnisse über die Pflichten und Abläufe im Rahmen der Meldestelle vorliegen. Weiterhin ist Fachkunde im jeweiligen Arbeitsumfeld des Unternehmens empfehlenswert.

Auslagerung der Meldestelle an Dritte

Die Aufgaben der internen Meldestelle können auf Dritte übertragen werden. Hier kommt insbesondere die Einsetzung eines Rechtsanwalts in Betracht, welcher dann als sogenannte „externe Ombudsperson“ agiert und die Rechte und Pflichten des Unternehmens in dieser Hinsicht wahrnimmt.

Die Einsetzung Dritter erspart die Schulung unternehmensinterner Personen für die Ausführung. Allerdings ist zu beachten, dass bei Anwälten, die das Unternehmen bereits in arbeitsrechtlichen Belangen beraten, evtl. Interessenskonflikte auftreten können.

Konzernweite Ausgestaltung

Entgegen der Stellungnahme der EU-Kommission ist nun in Deutschland die konzernweite Ausgestaltung von Hinweisgebersystemen zulässig. Konkret bedeutet das: Innerhalb einer Unternehmensgruppe genügt die Einrichtung eines zentralen internen Meldekanals in einer der Gesellschaften. Nicht erforderlich ist die Einrichtung von Meldestellen in jeder einzelnen Gesellschaft.

Wählt man die Einrichtung eines zentralen Meldekanals, ist zu beachten, dass Hinweisgebenden hierdurch keine weiteren Hürden entstehen.

Bei der Entscheidung über die Ausgestaltung ist zu berücksichtigen, wie stark der Verbund der einzelnen Gesellschaften ausgeprägt ist und welche Außenwirkung die Unternehmensgruppe diesbezüglich forciert. Wenn eine enge Beziehung und einheitliche Ausrichtung besteht, kann eine konzernweite Meldestelle ausreichen. Sollte jedoch eher unabhängig voneinander agiert werden, wird es ratsam sein, die Einrichtung dezentraler Meldekanäle zu erwägen. Die Meldung in einer anderen, für den Beschäftigten ggf. fremd erscheinenden Gesellschaft, kann sich als Hürde erweisen und von der Meldung eines vermeintlichen Verstoßes abhalten.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Die Bearbeitung arbeitsvertraglicher Hinweispflichten und insbesondere die Etablierung der internen Meldestelle fallen in den Bereich der Fragen der Ordnung des Betriebs (§ 87 Abs. 1 Nr. 1  BetrVG) und erfordern somit die Beteiligung des Betriebsrats. Ggf. ist bei der Einführung des Meldesystems auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt (Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen). Dies hängt von der konkreten Ausgestaltung der technischen Umsetzung ab.

Externe Meldestelle

Eine zentrale externe Meldestelle wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Sie dient zugleich als interne Meldestelle für den öffentlichen Sektor. Ferner obliegt den einzelnen Bundesländern die Option, ihre eigenen internen Meldekanäle einzurichten. Weiterhin stehen auch die Meldekanäle bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und beim Bundeskartellamt zur Nutzung offen.

Sanktionen

Verletzen Unternehmen ihre Pflicht zum Schutz von Hinweisgebern, so drohen Schadenser-satzansprüche. Werden hinweisgebende Arbeitnehmer benachteiligt, etwa durch eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses, so besteht eine gesetzliche Vermutungsregel, dass die Kündigung eine unzulässige sanktionierende Maßnahme ist. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber beweisen muss, dass die Kündigung des Arbeitsnehmers auf berechtigenden Gründen beruht und nicht mit der Offenlegung von Informationen durch den Hinweisgeber zusammenhängt (Beweislastumkehr). Gelingt ihm dieser Beweis nicht, ist er dem Arbeitnehmer zum Schadensersatz verpflichtet.

Auch sonstige Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können teuer werden. Behindert das Unternehmen die Meldung von Rechtsverstößen oder benachteiligt es Hinweisgeber, so drohen Geldbußen bis zu EUR 100.000. Bei Behinderung der Zusammenarbeit mit externen Meldestellen, der Verweigerung von Auskünften oder der Verletzung des Vertraulichkeitsgebots können Geldbußen bis zu EUR 20.000 verhängt werden.

Umsetzungstipps:

Ratsam ist, die Umsetzung des Hinweisgebersystems so einfach und praxisorientiert wie möglich zu gestalten. Zudem sind möglichst verschiedene Übertragungswege zu empfehlen. Hier kommen mehrere Optionen in Betracht: eine Postadresse, Mail-Postfächer, ein schriftlich online auszufüllendes Kontaktformular, eine Hotline, ein persönlicher Meldekanal, ein Online-Portal, ein webbasiertes System. Hinsichtlich der technischen Umsetzung gibt es diverse Anbieter, die entsprechende Software zur Verfügung stellen.

Bei Bestehen einer Compliance Organisation im Unternehmen sollte der Umsetzungsprozess bestenfalls in diese integriert werden und von der Compliance Organisation oder dem Compliance Officer selbst geleitet werden.

Insgesamt ist es ratsam, Entscheidungsträger und Betriebs- bzw. Personalrat von Anfang an miteinzubeziehen. Auch die Hinzuziehung des Datenschutzbeauftragten ist zu empfehlen.

 Zudem sollten die Beschäftigten frühestmöglich einbezogen und umfassend informiert werden. Empfehlenswert ist diesbezüglich die Erstellung von Informationsmaterial, welches kompakt und klar über die Umsetzungen und Prozesse informiert.